XRechnung ZUGFeRD

Die Herausforderung ist klar:

Die E-Rechnung wird Pflicht. Das bedeutet: Jeder Betrieb (unabhängig von der Größe) muss in der Lage sein, Rechnungen in dem geforderten Format zu erzeugen. Eine bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF-Dokument reicht nicht aus!

Für Betriebe, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind, ist die Austellung einer XRechnung bereits (bis auf wenige Ausnahmen) verpflichtend. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist zeitlich gestaffelt. Ab dem 1.1.2027 werden zunächst alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Welches Format ist gefordert?

Für Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung übermittelt werden, ist der Standard „XRechnung“ in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Die Rechnungen müssen den Vorgaben der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Werden die Formatvorgaben nicht eingehalten, wird die Rechnung abgelehnt.

Für Unternehmen kann die ZUGFerRD-Rechnung genutzt werden. Die sogenannte hybride Rechnung besteht aus einem PDF (lesbarer Teil) und einer eingebetteten XRechnung (xml-Datei) die elektronisch eingelesen werden kann.

Wie kann in ESTRICH5 eine XRechnung geschrieben werden?

Ganz einfach: Die Rechnung wird wie gewohnt erzeugt. Der Anwender setzt beim Drucken der Rechnung einfach ein Häkchen bei dem Befehl:

ESTRICH5 erzeugt eine Datei in dem geforderten XML-Format (XRechnung), das die rechnungsrelevanten Daten enthält. Da diese XRechnung für die maschinelle Verarbeitung genutzt wird, ist sie für den Menschen nicht direkt lesbar. Um sich die Rechnung anzusehen und zu kontrollieren, braucht es also noch das Rechnungsabbild! Nun kommt das Rechnungsformat „ZUGFeRD“ ins Spiel, die beides vereint.

ZUGFerd-Rechnung/XRechnung schreiben: Video dazu ansehen

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Sobald Sie das PDF-Dokument öffnen erkennen Sie, dass in das PDF eine XML-Datei eingebunden ist:

Warum gibt es in ESTRICH5 beides?
Ihre Vorteile:

Sie können Rechnungen an die öffentliche Verwaltung weiter geben, denn diese fordert i.d.R. die XRechnung – nimmt also keine ZUGFeRD-Rechnung entgegen.
Mit der ZUGFeRD Rechnung erhalten Sie eine sogenannte hybride Rechnung, die aus einem PDF und einer XML-Datei gleichzeitig besteht – sie ist also maschinell auslesbar und auch für das menschliche Auge lesbar.
Die ZUGFeRD-Rechnung ist flexibel einsetzbar: Da sie für den Menschen lesbar ist, kann sie auch für den Austausch von Unternehmen zu Unternehmen und für private Auftraggeber genutzt werden.
ZUGFeRD erlaubt den Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache über Formatdetails. So kann mit Hilfe des Standards der gesamte Inhalt der Rechnung in ein EDV System übertragen werden oder sie wird wie eine herkömmliche Rechnung behandelt.
Archivierbarkeit: Das PDF/A-Format garantiert die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten und entspricht somit den GOBD-Forderungen.
Viele Steuerberater unterstützen bereits ZUGFeRD- Rechnungen. Buchungsvorgänge können dadurch optimiert werden.
Zudem erhalten Sie das Profil ZUGFeRD extended, das mehr Möglichkeiten bietet, Daten strukturiert abzubilden.